Digitale Business TransformationProzessmanagement

Wirksamkeit von Schulungs- und Coaching-Maßnahmen zur Mitarbeiterqualifikation effizient beurteilen

Vor kurzem habe ich wieder eine Schulung zum Thema Prozessmanagement durchgeführt. Auf meine Frage zum Abschluss des Trainings, was sich denn nach diesem Wissens- und Erkenntnistransfer für die Teilnehmer und das Unternehmen ändern werde und welchen persönlichen und unternehmerischen Nutzen die Schulung bringen werde, bekam ich das breite Spektrum von „Nichts wird sich ändern, weil ,…“ bis zu konkreten Verbesserungsinitiativen als Feedback präsentiert.

Die ISO 9000 fordert sie und dennoch tun sich viele mit der Beurteilung von Mitarbeiterentwicklungsmaßnahmen schwer. Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen binden teilweise beträchtliche Personal- und Finanzressourcen. In den wenigsten Organisationen wird aber die Wirksamkeit von Schulungen systematisch bewertet und überprüft. Grund genug, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

Normanforderungen an die Wirksamkeitsprüfung von Schulungsmaßnahmen

In den verschiedenen Normen wie etwa ISO 9001, ISO 14001, usw. wird gefordert, dass das Personal zur Erfüllung der Tätigkeiten fähig (kompetent) sein muss. Aufgabenspezifische Kompetenzen bzw. Fähigkeiten und Fertigkeiten werden eingefordert. Diese Kompetenzen sind zu ermitteln und sinnvollerweise auch im Rollen- im Prozessportal zur effizienten Kommunikation zu dokumentieren (wir sprechen in diesem Zusammenhang auch von Kompetenzmodellen). Weiters sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, damit diese Fähigkeiten und Kompetenzen erreicht werden. Anschließend ist Wirksamkeit der Maßnahmen ist zu beurteilen und Verbesserungen abzuleiten. Wie bei der QM-Norm typisch wird auch hier das Plan-Do-Check-Act Modell von Demming durchlaufen. So weit, so gut, zur Theorie!

Normanforderungen an die Wirksamkeitsprüfung von Schulungsmaßnahmen

Wie sieht es nun aber in der Praxis aus? In welchem Maße werden Wirksamkeitsüberprüfungen von Schulungsmaßnahmen erhoben und dokumentiert? Wie oft wird der Nutzen von durchgeführten Schulungen von den Unternehmen evaluiert?

Die Wirksamkeit der ergriffenen Schulungsmaßnahmen zu bewerten ist, u.a. auch eine Forderung der ISO 9001.

Einordung der Anforderung in die ISO9000 High Level Structure

Es gibt wenige Unternehmen, welche Investitionen in der Größenordnung von 50 bis 100 k€ nicht vor der Investition als auch im Nachhinein auf ihre Wirksamkeit beziehungsweise ihren Nutzen hin beurteilen. Die Frage nach dem „bringt uns das etwas bzw. hat uns das was gebracht?“ wird fast immer gestellt.

Dies ist bei Schulungs- oder Weiterbildungsmaßnahmen häufig nicht der Fall. Die Frage nach dem Nutzen und dem „Outcome“ wird hier meist nicht gestellt geschweige denn systematisch evaluiert. Die Maßnahmen zur Mitarbeiterqualifikation werden einfach durchgeführt.

Die Unsicherheit, die in vielen Organisationen auftreten, wenn es um die Umsetzung der ISO 9000-Anforderung geht, betreffen i.d.R. folgende Fragen:

  • Was heißt „Beurteilung der Wirksamkeit“ von Schulungen oder vergleichbaren Maßnahmen überhaupt?
  • Wer ist in die Wirksamkeitsbeurteilung einzubeziehen?
  • Wie wird die Wirksamkeit effizient gemessen? Welche Methoden sind dabei sinnvoll?
  • Welcher Aufwand ist mit einer Wirksamkeitsbeurteilung verbunden?
  • Welchen Nutzen kann aus der Wirksamkeitsbeurteilung neben der Normerfüllung noch gezogen werden?

Folgende Gründe sprechen für die Durchführung einer Evaluation:

  1. Nachweis der Erreichung der angestrebten Organisationsziele
  2. Verbesserung und Optimierung der Trainingsmaßnahmen
  3. Bewertung der Trainerleistung und der Lernfähigkeit
  4. Bewertung der Lernleistung der Teilnehmer und des Transfers in den betrieblichen Alltag

Qualifikationsmaßnahmen ganzheitlich managen

Kompetenzkatalog spezifizieren

Ein vollständiges Rollenmodell bildet die Ausgangsbasis für die Identifikation und Beschreibung der jeweils gewünschten Kompetenzen. Vorher sollte jedoch ein Rahmen für das Kompetenzmanagement (Kompetenzmodell) in dem u.a. die Anzahl der Kompetenzstufen festgelegt sind, abgesteckt werden. An dieser Stelle sei auf das Kompetenzmodell der IPAM und deren Kompetenzkatalog für die Fachdisziplin „Projektmanagement“ verwiesen.

Evaluierungsmodell festlegen – das Vier-Ebenen-Modell nach Kirkpatrick

Das Vier-Ebenen-Modell von Kirkpatrick, der als „Urvater der Trainingsevaluation“ bezeichnet werden kann, ist eine bis heute verbreitete Evaluierungssystematik. Bei diesem Modell werden vier aufeinanderfolgende Evaluierungsebenen unterschieden. Mit den Ebenen sind Leitfragen verknüpft, die in aufsteigernder Reihenfolge zu beantworten sind.

Das Vier-Ebenen-Modell nach Kirkpatrick stellen eine Abfolge für die Evaluation von Trainings dar.

Befund mit Level 1: Reaction mit den Feedbackfragebögen für Wirksamkeitskontrolle sind aus unserer Sicht zu wenig.

Ein Feedbackbogen („Happy Sheets“) oder eine Online-Feedbackumfrage – die meist am Ende einer Schulung oder Qualifikationsmaßnahme ausgefüllt wird – bietet Rückschlüsse über die unmittelbare Wahrnehmung der Teilnehmer („Hat mir gefallen“ bzw. „Hat mir nicht gefallen“). Sie sagt aber fast nichts über die Wirksamkeit einer Schulungsmaßnahme aus. Denn diese erweist sich in aller Regel erst im Rahmen der tatsächlichen praktischen Anwendung des Erlernten, also erst im Level 3 Behavior. Das kann häufig erst im Lauf einer längeren Periode nach Abschluss des Trainings beobachtet und beurteilt werden.

Ein Vorgesetzter sagte einmal zum Feedbackbogen (mit übrigens sehr guten Bewertungen!): „Schön dass es allen Teilnehmer gefallen hat, dann könne wir gleich in ein Wellnesshotel fahren! Aber was bringt mir der Aufwand tatsächlich?“

Stichprobenartige Wirkungskontrollen bei den Unternehmen unserer Trainingsteilnehmer haben hinsichtlich Wirksamkeit ein eher unbefriedigendes Bild ergeben. Wenn weder klare Schulungsziele noch Kriterien für eine angemessene Wirksamkeitsbeurteilung, noch Methoden zu deren Anwendung definiert sind, kann bestenfalls subjektiv gespürt werden, aber nicht nachvollziehbar und faktenbasiert beurteilt werden, ob durchgeführte Schulungsmaßnahmen erfolgreich waren. Aus diesem Grund ist es zweckmäßig, eine Systematik für die Wirksamkeitsprüfung zu definieren und in der Organisation anzuwenden.

Kompetenz-Assessment durchführen und Qualifikationsmaßnahmen ableiten

Bei diesem Schritt erfolgt eine Art „Readyness-Check“. Wie weit erfüllen die Leistungsträger die Kompetenzanforderungen? Diese Beurteilung zeigt Kompetenzlücken auf und dient als Grundlage für eine gezielte Organisationsentwicklung.

Schulungen klassifizieren und Evaluierungsmethoden festlegen

Ganz allgemein sollen betriebliche Trainings den Teilnehmern berufsrelevante fachliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen vermitteln. Diese Inhalte sollen nachweislich erworben werden, um dann die einschlägigen Kenntnisse und Erfahrungen in der betrieblichen Praxis wertschöpfend anwenden zu können. Die Relevanz einer Überprüfung, ob der Transfer des erworbenen Wissens in den betrieblichen Alltag stattgefunden hat, ist angesichts der Kosten von Schulungs- oder Weiterbildungsmaßnahmen aus unserer Sicht gegeben.

Basierend auf der Klassifizierung von Schulungen lassen sich geeignete Evaluierungsmaßnahmen ableiten und anwenden.

Evaluierungsmethode abhängig von Schulungstyp

Gerne stehen wir für weiterführende Informationen zum Thema „Mitarbeiterqualifikation effizient beurteilen“ zur Verfügung.

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